Tässä muutamia vinkkejä, jotka ovat helpottaneet työtämme. Toivottavasti näistä on iloa myös Sinulle.

Tapio Nurminen pitää Helsingin yliopiston historian laitoksen Tietotekniikka historia- ja kulttuuriprojekteissa -kursseja kaksi kertaa vuodessa.

Seuraavat IT-vinkit on koottu lähinnä Helsingin yliopiston opiskelijoiden esittämistä kysymyksistä. Jos haluat kommentoida tällä sivulla olevia ohjeita tai esittää uusia kysymyksiä, ota yhteyttä!

(X)HTML

Mistä löytäisin tietoa mitä mikäkin tagi tarkoittaa ja miten niitä voi käyttää?: Käypä osoitteessa http://www.w3schools.com/xhtml/xhtml_reference.asp. Täältä löytyvät selitykset kaikille (X)HTML-tageille sekä tieto siitä, mitkä tagit ovat jäämässä pois, kun verkkosivuilla siirrytään pikkuhiljaa XHTML:n käyttöön.
Onko myös XHTML-tiedostojen pääte .htm?: Myös XHTML-tiedostot käyttävät samoja tiedostopäätteitä kuin HTML-tiedostot eli tapauksesta riippuen .htm, .html, .shtml ja niin edelleen. Kyseessähän on vain aiempaa eksaktimpi tapa koodata sivuja.

Mozilla Firefox

Pystyykö välilehtien välillä sukkuloimaan jollain näppäinkomennolla samaan tapaan kuin avoinna olevien ohjelmien välillä Alt+TAB?: Kyllä, komennolla Ctrl+TAB.

MS Access

Onko Accessissä vuosilukurajoituksia?: Access ymmärtää vuosien 100-9999 välillä olevat päivämäärät.
Onko järkevää tehdä Accessilla tietokantaa, joka sisältää kuvia? Tarkoituksena olisi tehdä tietokanta, johon luetteloidaan esineistöä sekä kuvia näistä esineistä. Kiinnostaisi myös tietää, onko Access-tietokantaa myöhemmin helppo tehdä julkiseksi eli laittaa nettiin.: Kuvia ei kannata tallentaa Access-tietokantaan. Kuvat kannattaa tallentaa omaan kansioonsa ja tietokantaan tallennetaan kuvien nimet ja niiden tiedostopolut. Aiemmin Accessia on hyödynnetty myös verkkokäytössä, mutta se taitaa olla vähenemään päin. Parempia vaihtoehtoja ovat MySQL ja MS SQL Server 2005 Express Edition (molemmat ilmaisia).

MS Windows

Kauanko roskakori säilyttää tiedostoja, tuhoutuuko sen sisältö itsestään tietyin väliajoin vai vain jos sen tyhjentää itse?: Roskakori säilyttää tietoja niin kauan kunnes se tulee täyteen. Roskakorin kokoa ja muita ominaisuuksia voi säätää, kun napsauttaa koria hiiren oikealla napilla ja valitsee Properties [Ominaisuudet].
Miten saan aktivoitua useita tiedostoja samanaikaisesti, jos ne eivät ole esimerkiksi kansiossa peräkkäin?: Tämä onnistuu klikkaamalla tiedostoja CTRL-näppäin painettuna alas.
Mitä Read-Only -tila tarkoittaa?: Read-Only -tilassa olevaa asiakirjaa voi muokata, mutta jos sen haluaa tallentaa, ohjelma ilmoittaa että se pitää tallentaa jollain toisella nimellä. Read-Only -asetuksella voi siis estää tahattomat tallennukset vanhan tiedoston päälle.
Voiko Windows XP:n haulla hakea tiedoston sisältä?: Windows osaa hakea myös tiedostojen sisältä. Toimii yleisimpien tiedostotyyppien kanssa (ainakin .doc ja .xls).
Miten tiedoston voi poistaa siten, ettei se siirry Roskakoriin lainkaan vaan katoaa saman tien bittien taivaaseen?: Vastaus: Pidä Shift pohjassa, kun poistat tiedoston (eli SHIFT+DEL).
Onko vaarallista poistaa USB-muisti vetämällä sen koneesta ilman että valitsee "poista muisti turvallisesti"?: USB-muistin voi mitä todennäköisimmin vetää irti ilman, että mitään fataalia tapahtuu. Joissain tapauksissa USB-laitteen nykäiseminen irti voi ilmeisesti kaataa Windowsin. Ja tietysti jos USB-muistille ollaan siirtämässä tiedostoja, kun muisti irrotetaan, nämä tiedostot tuhoutuvat.; Lukijan kommentti (9.9.2007): Joissain tapauksissa kun muistitikku irroitetaan tulee liittimestä virtapiikki, joka voi parhaimmassa tapauksessa rikkoa muistitikun.
Mitä Windowsin salkkutoiminnolla tehdään?: Windowsin salkkutoiminto on hyödyllinen silloin, kun yhtä tai useampaa tiedostoa työstetään useassa paikassa, eikä esimerkiksi ole mahdollisuutta kantaa mukanaan läppäriä tai varmuuskopioasemaa mukana. Salkkutoiminnolla voi pitää ajan tasalla esimerkiksi muistitikun ja kotitietokoneen niin, että samat tiedostot on löydettävissä molemmista. Lisäksi salkkutoiminto toimii eräänlaisena varmuuskopiona siltä varalta, että kotikone tai muistitikku hajoavat, tai tulee muita ongelmia.
Miten kuvakkeita saa siirreltyä "vapaasti" työpöydällä etteivät ne palaudu ruudukkoon?: Paina hiiren oikeaa näppäintä desktopin päällä, valitse "kuvakkeiden järjestäminen" ja ota ruksi pois kohdasta "kohdista ruudukkoon".
Kun cd-levyllä on kuvia ja tekstitiedostoja ja laittaa rompun koneeseen niin Windows luulee automaattisesti, että haluan katsoa levyllä olevia kuvia. Saako asetuksen jotenkin pois päältä?: Win XP:ssä voi valita WIN+E > napsauta kyseistä CD-asemaa hiiren oikealla näppäimellä > Properties > AutoPlay -välilehti. Täällä voit määrittää mitä XP tekee, kun CD laitetaan koneeseen.
Mitä ihmettä mikäkin tiedostopääte tarkoittaa?: Yksityiskohtainen kuvaus lukemattomista tiedostopäätteistä löytyy osoitteesta http://filext.com/.
Kaveri lähettää PowerPoint-tiedostoja. Miten voin katsella niitä koneellani, jossa ei ole kyseistä ohjelmaa?: Lataa ilmainen PowerPoint-viewer Microsoftin verkkosivuilta.

MS Word

Pystyykö samassa Word-dokumentissa käyttämään sekä kyriliikkaa että latinalaista merkistöä?: Katso www.utu.fi/erill/kielikeskus/kyrilliikkaopas/XP/winXP_kyr.html. (Sivulta löytyvät linkit myös Windows 98:a ja 2000:a käsitteleviin ohjeisiin.) Kyseisen sivun mukaan samaan asiakirjaan voi kirjoittaa sekä suomea että venäjää. Kun vaihtaa näppäimistökuvauksen, kielikoodi vaihtuu automaattisesti.
Voiko Word-tiedostoon upottaa esimerkiksi tilastotieteen kaavoja tekstin sekaan vai tarvitseeko siihen jonkin muun ohjelman?: Kannattaa tutustua Charles F. Peltierin Formatting a Mathematical Paper Using MS Word -dokumenttiin osoitteessa www.saintmarys.edu/~math/writingtemplates/Wordformatdoc.doc. Taikasana matemaattisten symbolien upottamiseen Word-asiakirjaan on Microsoftin "Equation Editor", joka löytyy suomenkielisestä Wordista kohdasta Lisää > Objekti. Vierittämällä valikkoa alaspäin löytyy Microsoft Kaava 3.0 [versionumero voi luultavasti vaihdella]. Equation Editoriin on tarjolla myös maksullisia kehitysversioita, esimerkiksi osoitteessa http://www.mathtype.com/en/products/ee/. Kaiken kaikkiaan Word ei ole paras ympäristö matemaattisille kaavoille, niiden käyttöön soveltuvat paremmin TeX ja LaTeX.
Voiko Wordissa muokata samaa asiakirjaa kahtena eri versiona yhtäaikaisesti?: En usko että tämä on mahdollista. Mielestäni toinen versio pitää tallentaa eri nimellä, jotta sitä voisi muunnella ilman että toinenkin versio muuttuu.
Miten sisentää hieman sisällysluettelon otsikkoiden alaotsikkoita? Kun on esim. luku 2. Ilmiö, ja sitten 2.1. Ilmiön historiaa ja haluaisin sisällysluettelossa sisentää tätä 2.1. -otsikkoa, jotta luettelo olisi visuaalisesti selkeämmän näköinen?: Kun lisäät sisällysluettelon (TOC eli Table of Contents), voit muokata sen ulkoasua. Katso esimerkiksi http://articles.techrepublic.com.com/5100-10878_11-1043709.html ja sieltä kohta "Customizing the TOC styles"
Ovatko Wordin muotoilut dokumentti- vai ohjelmakohtaisia? Eli säilyvätkö muotoilut, kun ohjelman sulkee ja muistaako ohjelma ne myös seuraavalla kerralla kun Wordin käynnistää?: Wordin muotoilut ovat dokumenttikohtaisia ja tallentuvat kyseiseen Word-tiedostoon. Niiden pitäisi normaalioloissa siirtyä koneesta toiseen sellaisenaan. Jos dokumentissa on kuitenkin käytetty fonttia, jota toiseen koneeseen ei ole asennettu, uusi kone joutuu korvaamaan kyseisen kirjasintyypin jollain toisella.
Ahertaessani Wordilla painoin vahingossa viisi kertaa nopeasti peräkkäin SHIFT-näppäintä jolloin ohjelma aukaisi mystisen laatikon, jonka kärsimättömänä klikkasin heti pois. Tämän jälkeen tietokoneeni ei enää totellut ajatustani. En esimerkiksi kyennyt saamaan kursoria tekstiini ja tämän myötä kirjoittaminen Wordiin kävi mahdottomaksi. Vika korjaantui vasta tietokoneen uudelleen käynnistämisen myötä.: Kyseessä on Sticky Keys, katso http://www.microsoft.com/windowsxp/using/setup/learnmore/tips/le1.mspx.
Apua! Yritin lisätä sanan virkkeen keskelle, mutta kaikki kirjoittamani pyyhkii sen jälkeen tulevan tekstin. Mitä teen?: Lienet vahingossa painanut näppäimistön Insert-nappia, jolloin moodi vaihtuu Write overiksi. Painamalla uudestaan Insertiä, ongelma poistuu.
Miten saisin Wordiini suomenkielisen tarkistusohjelman?: Suomenkielinen kielentarkistus pitää asentaa koneeseen Office-asennusrompulta. Netistä sitä ei voi ladata.
Miten pystyisin muotoilemaan tekstissä olevat otsikot nopeasti?: Otsikoille on Wordissa valmiit pikanäppäimet eli ALT + vastaava numeronäppäin.
Voiko Word-dokumenttiin upottaa toisen Word-dokumentin?: Kyllä. Katso http://www.geekrant.org/2005/09/14/word-embed-document/
Miten luotettavia nämä kielentarkastusohjelmat Wordissa ovat? Tunnistaako Word väärät sijamuodot?: Minun kokemukseni mukaan ei. Eli jos sana on oikea suomen kielen sana, mutta väärässä sijamuodossa, Word ei yleensä huomaa sitä.
Pystyykö tekstinkäsittelyohjelmalla (esim. Word) jotenkin nopeasti ja kätevästi muuttamaan netistä kopioidun tekstin palstan leveyttä? Ärsyttää kun kuluu älyttömästi paperia tulostukseen kun palsta on kapea ja liuskalle mahtuisi enemmän tekstiä.: Tekstin voi liimata ensin Notepadiin. Kun tämän jälkeen kopioit ja liimaat tekstin Notepadista Wordiin, kaikki muotoilut ovat kadonneet. Toinen vaihtoehto on käyttää Wordin copy-paste -vaihtoehtoja, tästä enemmän Word-luennolla.
En saa tehtyä sisennystä. Muotoilu>kappale ei ole suositeltavaa jos muokataan yksittäistä kappaletta, mikä on paras tapa?: Voit luoda Normaali-tyylin pohjalta jonkin uuden tyylin (esim. "Sitaatti"), määrittelet sille sisennyksen ja sovellat kyseistä tyyliä ko. kohtaan.
Voiko Wordissa määritellä, että asiakirjassa on käytössä useampia kieliä ja oikoluku osaisi tunnistaa mikä kieli milläkin kohdalla on käytössä?: Voit määritellä erilaisia kappaletyylejä. Voit antaa vaikkapa Normaali-tyylille kieleksi suomen. Voit sen lisäksi luoda vaikkapa Sitaatti-tyylin, jonka kieleksi määrittelet englannin. Valitettavasti saman kappaleen sisällä olevia erikielisiä sanoja Word ei tunnista vaan tulkitsee ne kirjoitusvirheiksi.; Hiirtä voi välttää aika lailla, jos opettelee muokkaamaan tekstiä aina nuolinäppäimiä käyttäen:

a) CTRL + nuoli sivulle -> kursori siirtyy sanan kerrallaan
b) CTRL + nuoli ylös/alas -> kursori liikkuu kappaleen kerrallaan
c) SHIFT + nuoli sivulle -> teksti maalautuu kirjain kerrallaan
d) SHIFT + nuoli ylös/alas -> teksti maalautuu rivi kerrallaan
e) CTRL + SHIFT + nuoli sivulle -> teksti maalautuu sana kerrallaan
f) CTRL + SHIFT + nuoli ylös/alas -> teksti maalautuu kappale kerrallaan
g) (Wordissa) ALT + SHIFT + nuoli ylös/alas -> kappale siirtyy seuraavan kappaleen edelle/jälkeen
h) (Wordissa) CTRL + F6 / CTRL +VAIHTO +F6 voi Wordissa siirtyä nopeasti seuraavaan/edelliseen asiakirjaan i) (Wordissa) CTRL + 5 vaihtaa kappaleen rivivälin 1,5:ksi.
Lukematon määrä muita näppäinyhdistelmiä sekä Windowsiin että MS Office -ohjelmiin löytyy osoitteesta www.microsoft.com/enable/products/keyboard.aspx.; Vinkki liittyen Wordin pikanäppäimiin. Jos käyttää jotain tiettyä pitkää ja vaikeaa sanaa, joka sisältää erikoismerkkejä (kuten Tshitshikov, jossa on hattu-ässä), Wordiin voi itse tallentaa näitä sanoja kohdasta Lisää --> automaattinen korjaus. Esimerkiksi syöttämällä kohtaan "korvattava" Tsh ja kohtaan "korvaava" Tshitshikov Word muuttaa aina Tsh + space-yhdistelmän pitkäksi muodoksi.; Wordissa pikanäppäinyhdistelmiä kannattaa luoda itse jos joutuu käyttämään usein jotain vierasta kirjainta tai merkkiä. Niillä on omat numerokoodinsa, mutta jos valitset Lisää > Merkki ja painat "Pikanäppäin..." niin voit keksiä omia yhdistelmiä. Voit luoda esimerkiksi tanskalaiselle "ae":lle yhdistelmän ALT+a.

OpenOffice

Jos kopioin webistä tekstiä OpenOfficen Writeriin, teksti tulee automaattisesti taulukkoon kaikkien muotoilujen kera. Voiko tämän välttää jotenkin?: Kyllä. Valitse Edit > Paste Special ja Unformatted Text. Tällöin muotoilut katoavat.
Miten OpenOfficen Writerissa tehdään sisällysluettelo?: Prosessi on hyvin samankaltainen kuin MS Wordissa. Kuvilla varustettu ohje löytyy esimerkiksi osoitteesta www.novell.com/coolsolutions/feature/17392.html.

PDF

Onnistuuko Adobe Acrobatista kopiointi Wordiin jotenkin näppärästi?: Kopiointi PDF:stä Office-ohjelmiin onnistuu Acrobat Readerin Select Toolilla.

Sähköposti

Miten jokin sähköpostiohjelma asetetaan oletukseksi (eli defaultiksi), jos koneella on niitä useampia?: Jos Windows XP on ajan tasalla, tämän voi tehdä kohdasta käynnistysvalikko > Set Program Access and Defaults. Oletusähköpostiohjelman voi asettaa itse ohjelmissa. Sekä Mozilla Thunderbird että MS Outlook Express kysyvät käynnistäessä, haluaako tehdä niistä oletusarvoisen ohjelman. Lisäksi tämän pystyy asettamaan ohjelmien asetuksissa käsin (esim. Thunderbirdissa Tools > Options.)